Учебная работа .Тема:Понятие и правовые основы учета документов№410.

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...

Тема:Понятие и правовые основы учета документов»,»

Содержание

Введение

Глава 1. Учет документов архивов РФ

.1 Понятие и правовые основы учета документов

.2 Организация учета простых и особо ценных документов

Глава 2. Специальные средства хранения и перемещения документов и их сохранность

.1 Порядок выдачи дел из хранилища и поверка их наличия

.2 Обеспечение сохранности архивных документов

Глава 3. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации и ответственность за его нарушение

Заключение

Список литературы

Введение

Документы являются основой деятельности всех организаций. Влияние различных факторов на архивные документы приводит со временем к их разрушению. Массовым разрушением документов, находящихся на хранении архивных фондов обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности архивных документов.

Главная цель сохранности — это снижение неблагоприятных факторов, которые воздействуют на документы. В разных странах мира для того, чтобы обеспечить сохранность документов на бумажных носителях, ведется интенсивный поиск современных технологий.

В настоящее время во все архивы нашей страны отдано на сохранность большое количество документов, которые свидетельствуют о различной деятельности людей. Продление долговечности документа является главной задачей для работников архива. Также о важности этой проблемы говорят различные нормативно-правовые и методические документы.

Обеспечение сохранности документов является основной функцией всех архивов. Это совокупность работ, которая одинакова не только для государственных архивов, но и для ведомственных. Создание благоприятных условий для сохранности документов; выявление особо ценных и уникальных документов, создание на них страхового фонда; размещение документов в помещении и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; проверка наличия и состояния документов, их учет; обеспечение физико-химической сохранности документов — весь этот комплекс работ должен проводиться в архивах для того, чтобы обеспечить безопасность документов. Именно этим определяется актуальность исследования.

Цель исследования заключается в исследовании организации учёта и обеспечения сохранности документов архивов Российской Федерации.

В соответствии с изучаемой целью исследования поставлены следующие задачи:

рассмотреть понятие и правовые основы учета документов;

проанализировать организацию учета простых и особо ценных документов;

рассмотреть порядок выдачи дел из хранилища и поверка их наличия;

проанализировать обеспечение сохранности архивных документов;

изучить контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в России и ответственность за его нарушение.

Объект исследования — архивные документы, место их и значение сохранности в истории страны.

Предметом исследования выступает система обеспечения сохранности документов архива

Степень разработанности темы. Ряд вопросов, связанных с изучением обеспечения сохранности архивных документов, затрагивался в работах Е.В. Алексеевой, Г.М. Горфейн, Н.М. Грефнер, С.А. Егорова, З.В. Крайской, Е.А. Кошелевой, Т.В. Кузнецовой, А.В. Охотникова, Н.Г. Пономаревой, В.Ф. Привалова, А.А. Рождествиной, Ж.Ф. Сергазина, В.А. Титковой.

Методологическую базу составили общие научные методы: наблюдения, анализа, опрос и другие, которые выступают как инструмент познания для достижения цели данного исследования и разрешения поставленных задач.

Для раскрытия темы было использовано много различных методов исследований, статей. Использовались статьи в периодической печати: «Секретарское дело», «Вестник архивиста», «Информационный бюллетень», «Отечественные архивы» и другие по основным вопросам экспертизы ценности документов, комплектования архивов, научно-технической обработке. Для получения наиболее целостного знания по данной проблематике все исследованные работы позволяют взглянуть на полученную ситуацию с разных сторон.

Глава 1. Учет документов архивов РФ

.1 Понятие и правовые основы учета документов

Архивное дело — деятельность органов местного самоуправления, государственных органов, граждан и организаций в области организации комплектования, хранения, использования и учета документов Архивного фонда России и иных архивных документов [5, с. 84].

Архивом называется структурное подразделение организации или учреждение, которое осуществляет комплектование, хранение, использование и учет архивных документов. Притом четко разделяются понятия муниципальный и государственный архив [8]:

государственным архивом выступает федеральное государственное учреждение, которое создается Правительством России, либо государственное учреждение субъекта России, которое создается органом государственной власти субъекта РФ, осуществляющие комплектование, хранение, использование и учет документов Архивного фонда России, а также иных архивных документов;

муниципальным архивом выступает структурное подразделение органа местного самоуправления городского округа, муниципального района либо муниципальное учреждение, которое создается этим органом, осуществляющие комплектование, хранение, использование и учет документов Архивного фонда России, а также иных архивных документов.

Основная функция всех архивов — обеспечение сохранности документов. Это совокупность работ, которая почти одинакова в принципе для ведомственных и государственных архивов. Взаимосвязанные работы, которые проводятся в архивах, включают: размещение документов в хранилищах и их топографирование; создание оптимальных условий хранения документов; учет документов, проверка их наличия и состояния; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; обеспечение физико-химической сохранности документов; выявление особо ценных и уникальных документов и создание на них страхового фонда [12, с. 37].

Сами же архивные документы выступают материальным носителем с зафиксированной на нем информацией, имеющим реквизиты, которые позволяют его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости информации для государства, общества и граждан.

Учетом документов называют определение их состава и количества в установленных единицах учета и отражение в учетных документах этого состава и количества. На основании фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу документов учет обеспечивает возможность адресного поиска и организационную упорядоченность документов, контроля за их состоянием и наличием на основании единого методического обеспечения.

Учет документов строится на принципах унификации, централизации, полноты, динамичности и достоверности. Данные принципы реализуются на основании [17]:

установления единиц учета, общих для всех хранилищ документов Архивного фонда России;

сопоставимости учетных показателей;

единства организации учета и хранения документов;

оперативного внесения в установленные сроки во все учетные документы изменений о составе и объеме документов Архивного фонда России, которые отражают их состав и фактическое количество;

— строгой стабильности и регламентации форм учетных документов и требований к их заполнению.

Основные единицы учета в архивах: единица хранения, архивная коллекция (или архивный фонд). Помимо основных единиц учета в архивах, которые хранят традиционные документы на бумажной основе, учитываться могут особо ценные документы и документы отдельных категорий дел (следственные, личные и другие); также обязательному учету подлежат все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются согласно правилам. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием в описи дел количества листов.

В государственных архивах в целом по архиву и по хранилищам учет ведется специальным подразделением либо лицами, которые отвечают за данный участок работы. Как правило, в ведомственном архиве учет ведется централизованно ответственным за архив лицом (заведующим архивом) либо одним из сотрудников, который специально занимается учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, которые имеют несколько хранилищ, вестись учет может и по хранилищам. Все учетные данные в таком случае по архиву обобщаются и хранятся централизованно.

Учет в государственных архивах ведется в каждом архивохранилище. Для учета используют вспомогательную учетную документацию и формы основных учетных документов. Если основные учетные документы определены правилами работы государственных архивов, то вспомогательные документы разрабатываются самостоятельно каждым архивом, согласно его нуждам и в зависимости от организации работы по учету. Приказом заведующего архивом регламентируются порядок внесения изменений в учетные документы, ведения учета, вспомогательные формы учета, взаимосвязь между подразделением централизованного учета и учетными документами хранилищ, сроки передачи ему хранилищами установленных учетных документов. Также в архиве составляют графическую схему организации учета, в которой указываются последовательно все этапы работы по учету документов (вид и место заполнения учетного документа — хранилище или централизованный учет, вид работы). Графическая схема наглядно показывает взаимосвязь учета хранилищ и централизованного учета и помогает правильно осуществить организацию учета [6, с. 27].

.2 Организация учета простых и особо ценных документов

Органы местного самоуправления или государственные органы, граждане и организации, которые предпринимательской деятельностью занимаются без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения [3]:

долговременные сроки хранения (более 10 лет, в том числе постоянное хранение);

кратковременные сроки хранения (менее 10 лет).

В отношении уникальных документов, в том числе особо ценных документов, устанавливается особый режим учета, использования и хранения. Создаются страховые копии данных документов.

В документальном фонде организации могут откладываться документы особой ценности, в которых зафиксированы факты о выдающихся лицах, важные исторические события, автографы выдающихся деятелей государства, партии, культуры: документы, которые в развитии отрасли являются этапными, и т.д.

Уникальные документы необходимо регистрировать в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда России, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Для уникальных документов составляются листы описания и учета уникальных документов.

Учет особо ценных документов производится по:

описям особо ценных документов, дел или номерникам (перечням номеров особо ценных дел);

списку фондов, которые содержат особо ценные документы.

В описях особо ценных документов, дел их прежние учетные номера за ними сохраняются.

Составляется опись особо ценных документов, дел на особо ценные документы одной либо нескольких описей документов, дел архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц учета (единиц хранения) в данной описи в количестве экземпляров, необходимом для архива.

Если по описи документов, дел большинство архивных документов являются особо ценными, отдельная опись особо ценных документов, дел не составляется, а копируется имеющаяся опись. В этом случае к ней составляется номерник.

Сведения о копировании особо ценных документов, дел с целью создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи особо ценных документов, дел или номерники по мере проведения их страхового копирования.

Особо ценные дела хранят обособленно, в возможно лучших условиях, в местах, удобных для эвакуации (и в первую очередь подлежат ей при чрезвычайных условиях).

При сдаче на государственное хранение особо ценных дел вместе с ними передаются страховой фонд и три экземпляра описи. Придавая комплексному усовершенствованию особое значение и развитию работ по созданию страховых фондов документации, которые осуществляются в различных сферах деятельности и ведомствах, в 1995 г. Правительство России приняло постановление о создании единого страхового фонда документации и утвердило об этом фонде Положение.

Страховой фонд составляет совокупность страховых копий. Создается он для сохранения ценной документной информации на случай повреждения либо утраты оригиналов документов. Вместе со страховым фондом создается фонд пользования, задачей которого выступает замена оригиналов копиями при проведении работы по использованию документов [14].

Страховой копией особо ценного документа на бумажной основе является микрофильм страхового фонда (негативный микрофильм первого поколения на фотопленке), а фонд пользования — позитивный микрофильм второго поколения (в двух экземплярах), т.е. который изготовлен с негативного микрофильма первого поколения, предназначен для работы по пользованию в ведомственном архиве, а потом в государственном. Если сама организация изготовить микрофильмы не может, ей необходимо обратиться в архивные или иные учреждения, которые имеют специальную аппаратуру.

Перед передачей на страховое копирование дел они тщательно проверяются, изучается их правильность обработки, физико-химическое состояние, особенности оформления. Передача на копирование оформляется заказом с указанием в нем названий и номеров фондов, номеров дел и описей, количества в каждом деле страниц и листов. Все дела при получении заказа проверяются полистно и сверяются с описями. Отметка о его микрофильмировании ставится в заверительной надписи каждого дела. В архиве учет страховых копий ведется по книге учета выбытия и поступлений фонда пользования и страхового фонда и по описям страхового фонда. За единицу учета страхового фонда копий особо ценных дел принимают физически обособленный рулон независимо от количества занятых на нем фондов, документов, дел.

Опись страхового фонда составляется в четырех экземплярах, три из которых вместе с копиями фонда пользования и страхового фонда передаются на государственное хранение. Составляться опись может на микрофильмы одного либо нескольких фондов. Нумеруются описи в валовом порядке; запрещается перенумерация страховых копий. Данные учета вносятся в опись из книги выбытия и поступления [19, с. 125].

Таким образом, архивное дело — деятельность органов местного самоуправления, государственных органов, граждан и организаций в области организации комплектования, хранения, использования и учета документов Архивного фонда России и иных архивных документов.

Архивом называется структурное подразделение организации или учреждение, которое осуществляет комплектование, хранение, использование и учет архивных документов.

Основная функция всех архивов — обеспечение сохранности документов. Архивные документы выступают материальным носителем с зафиксированной на нем информацией, имеющим реквизиты, которые позволяют его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости информации для государства, общества и граждан.

Учетом документов называют определение их состава и количества в установленных единицах учета и отражение в учетных документах этого состава и количества.

В документальном фонде организации могут откладываться документы особой ценности, в которых зафиксированы факты о выдающихся лицах, важные исторические события, автографы выдающихся деятелей государства, партии, культуры: документы, которые в развитии отрасли являются этапными, и т.д.

Законодательством России запрещено уничтожение документов Архивного фонда России. Все документы Архивного фонда России подлежат государственному учету вне зависимости от их места хранения. Порядок его определяется федеральным органом исполнительной власти, специально уполномоченным Правительством РФ. Уникальные документы также подлежат учету в Госреестре уникальных документов Архивного фонда России.

Необходимо заметить, что документы Архивного фонда России, которые хранятся в муниципальных и государственных архивах, библиотеках, музеях, организациях Российской академии наук, в состав имущества этих архивов, библиотек, музеев и организаций Российской академии наук не входят.

Глава 2. Специальные средства хранения и перемещения документов и их сохранность

документ архивный законодательство

2.1 Порядок выдачи дел из хранилища и поверка их наличия

Из хранилищ дела выдают:

для использования (сотрудникам архива в рабочие помещения, пользователям в читальный зал, организациям и учреждениям во временное хранение);

для проведения с документами архивных работ.

Дела, которые содержат особо ценные документы, ветхие документы, из хранилищ для использования не выдаются, вместо них выдаются копии. Выдача дел и приём их обратно в хранилищах осуществляется хранителем фондов.

Из архивохранилища архивные документы выдаются на срок [15]:

до одного месяца — работникам архива и пользователям в читальный зал (за исключением особо ценных документов, которые выдаются на срок не более двух недель); фондообразователям — до трех месяцев;

до шести месяцев — правоохранительным, судебным и другим уполномоченным органам.

Выдача из архивохранилища архивных документов для экспонирования совершается на срок, определенный договором о проведении выставки.

Архивные документы, которые выдаются из архивохранилища, должны иметь пронумерованные листы, архивный шифр, лист использования и лист-заверитель документов.

Подготовка к выдаче архивных документов из архивохранилища включает: выемку архивных документов; сверку аннотаций (заголовков) и архивного шифра с книгой учета и описания (описью) документов, дел; в установленных случаях — полистную проверку архивных дел.

Сверка архивного шифра архивных документов с книгой учета и описания (описью) документов и дел предполагает проверку правильности оформления титульного листа и обложки дела, первичного средства хранения электронного, аудиовизуального документа, правильности составления шифра и заголовка единицы хранения. При наличии больших исправлений титульный лист и обложка при необходимости заменяются с сохранением старой обложки.

При подготовке к выдаче отдельных архивных документов, изъятых из дел, из архивохранилища вне текста архивного документа на оборотной стороне каждого листа проставляется штамп с архивным шифром.

С целью контроля за сохранностью архивных документов подразделение, которое несет ответственность за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности архивных документов, выданных из архивохранилища. Проводятся проверки по мере необходимости или в плановом порядке по согласованию с руководством архива.

Оформляется выдача дел из хранилищ соответствующими документами и регистрируется в особых книгах. Выдача и прием из архивохранилища архивных документов, в том числе полистная проверка состояния и наличия архивных документов перед выдачей и при возврате, производится работником архивохранилища. Полистная проверка состояния и наличия архивных документов, которые возвращают пользователи в читальном зале, осуществляется работником читального зала [9, с. 137].

Обязательная полистная проверка наличия и состояния перед выдачей архивных документов и при их возврате в архивохранилище подлежит для: уникальных документов и особо ценных документов; архивных документов, которые имеют в приложении или оформлении к ним драгоценные металлы и камни; несброшюрованных архивных документов; дел, ранее из архивохранилища не выдававшихся и не имеющих листов-заверителей; дел, которые содержат графические документы, автографы, печати, гербовые и почтовые знаки, конверты с марками, адресами, открытки, и иные архивные документы, представляющие потенциальный интерес для коллекционеров.

Состав иных дел, которые подлежат полистной проверке, определяется руководством архива на основании решения экспертно-методической комиссии. На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей документов, дел подкладывается карта-заместитель.

Если у возвращаемых архивных документов выявлены повреждения, в произвольной форме составляется акт, подписываемый работником архивохранилища и лицом, которое возвращает архивные документы, и предоставляется на рассмотрение руководства архива.

При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по их защите и охране от влияния вредных факторов окружающей среды посредством применения специальных упаковок, которые обеспечивают защиту архивных документов от света, осадков, механических воздействий.

Производится транспортировка архивных документов при их плотной укладке, которая исключает возможность различных сотрясений и ударов, перемещения архивных документов внутри упаковки, притом упаковываются фотофонодокументы в коробки жесткой конструкции соответствующего размера в вертикальном положении, обернуты коробки во влагонепроницаемую ткань. Другие электронные и аудиовизуальные документы, крупноформатные и графические документы и дела перемещаются только в специально предназначенных для их перемещения средствах, или в упаковке, в которой они хранятся [20].

Внутригородские перевозки архивных документов совершаются при обязательном сопровождении работника архива в закрытых автомашинах. Транспортировка архивных документов на дальние расстояния осуществляется в крытом транспортном средстве в упакованном виде согласно правилам перевозки ценных грузов, установленным для соответствующего вида транспорта.

Целью проверки состояния и наличия дел в архивах заключается в установлении соответствия фактического наличия дел итоговым записям и описательным статьям в описях; выявлении повреждённых дел, которые содержат документы с затухающими текстами, требуют переплёта, реставрации, переворота на другую сторону, дезинфекции и т.п. Проверки состояния и наличия архивных документов проводятся единовременно и в плановом порядке. Плановая цикличная проверка наличия и состояния в государственном архиве, библиотеке, музее, архиве Российской академии наук производится:

ежегодно для уникальных документов;

один раз в 10 лет (один раз в 5 лет в государственной библиотеке) для особо ценных документов на бумажной основе;

один раз в 5 лет для электронных и аудиовизуальных документов;

один раз в 2 года для кинодокументов на нитрооснове.

Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется согласно решению экспертно-методической комиссии (либо иного совещательного органа) архива в зависимости от состояния учета архивных документов и интенсивности использования, но не менее 1 раза в 25 лет (один раз в 15 лет в государственной библиотеке). В муниципальном архиве, библиотеке, музее, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.

В случае массовых перемещений, стихийных бедствий и иных обстоятельств, за время которых документы могут быть утрачены, проводятся внеочередные единовременные проверки и состояния наличия отдельных комплексов материалов или всех фондов архива [18, с. 76].

Проводит проверку состояния и наличия дел группа сотрудников в количестве не менее 2 человек.

Все обнаруженные в процессе проверки недостатки (технические ошибки в подсчёте, отсутствие дел, физические повреждения, ошибки в описании) вносят в лист проверки состояния и наличия дел. Заполняется лист проверки непосредственно в процессе проверки отдельно на каждую опись, нумеруются листы проверки по порядку номеров и подписываются исполнителем.

В конце описи по окончании проверки состояния и наличия дел проставляется штамп «проверено», должность, дата и подпись.

Согласно итоговым записям в листах проверки составляется акт проверки состояния и наличия дел, в котором указывается дата проверки, номер, категория и название фонда, а также суммарные данные по итогам проверки: количество дел, не оказавшихся в наличии; количество дел, числящихся по описям; количество пропущенных номеров, литерных номеров, не отмеченных в описи; а также количество дел, которые оказались в наличии. Также в акте указывается количество дел, которые требуют подшивки, дезинсекции и дезинфекции, восстановления, реставрации запущенных текстов.

В случае необходимости вместе с актом проверки могут составляться акты обнаружения неучтённых дел, справки о технических ошибках при подсчётах, акты о неисправимом повреждении дел и другие.

Если нарушений в процессе проверки выявлено не было в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, которые требуют проведения переплёта, дезинфекции, реставрации, передают в лабораторию реставрации и микрофотокопирования документов [7, с. 190].

Возможны случаи, когда в процессе проверки наличия выявляется отсутствие дел. Это говорит о нарушениях сохранности документов и требует принятия неотложных мер. В таком случае в течение одного года с момента завершения проверки архив должен начать работу по розыску дел.

.2 Обеспечение сохранности архивных документов

Система мер по обеспечению сохранности архивных документов включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, который предусматривает создание материально-технической базы хранения документов (помещения и здания хранилищ, средства климатического контроля, средства безопасности хранения и охраны, средства восстановления поврежденных материалов и копирования и другие), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (световой, температурно-влажностный, охранный, санитарно-гигиенический).

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, ремонтом и реконструкцией зданий архивов; проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ, применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, противопожарной и охранной сигнализации; применением специальных средств хранения документов (шкафы, стеллажи, коробки, сейфы, папки и т.п.).

Здания для государственных архивов могут быть переоборудованы из других помещений или построены специально. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, которые загрязняют воздух, от сооружений и объектов, опасных в пожарном отношении, а также согласно требованиям строительных правил и норм [11, с. 203].

Рекомендуется располагать хранилища в зданиях с окнами на северную сторону. Допускается естественное освещение только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, переплетах и папках, применением на окнах светорассеивающих и светонепроницаемых штор и т. п.

Оборудуют здания архивов углекислотными огнетушителями, противопожарным водоснабжением, охранно-пожарной сигнализацией.

Для обеспечения длительной сохранности документов на бумажной основе в хранилищах устанавливают оптимальный температурно-влажностный режим хранения при температуре 17-19 оС и относительной влажности — 50-55%.

Также для длительной сохранности документов должен соблюдаться следующий световой режим [15]:

хранить документы нужно в полной темноте;

естественное освещение должно быть рассеянным при помощи специальных светорассеивателей;

для искусственного освещения используются лампы накаливания в закрытых плафонах. Можно применять люминесцентных лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;

хранить документы в папках, переплетах, на стеллажах закрытого типа, шкафах, коробках и т.п.;

Помещения хранилищ должны поддерживаться в чистоте и образцовом порядке, которые исключают возможность появления насекомых, грызунов, накопления пыли и плесени.

Оборудуются хранилища стеллажами с соблюдением соответствующего порядка их размещения.

Между рядами стеллажей расстояние в главном проходе должно составлять 120 см, в проходе между стеллажами — 75 см, такое же расстояние должно быть между стеллажами и наружной стеной здания;

Между полом и нижней полкой стеллажа расстояние должно составлять не менее 15 см, а в цокольных этажах — 30 см.

В зависимости от вида документы размещаются в соответствующих первичных защитных средствах: специальных футлярах, коробках, пакетах и т.д.

В рабочее время хранилище должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д. Выносить документы из архива в установленном порядке разрешено только по пропускам; обязательно должны быть технические средства защиты (сигнализация, решетки на окнах и т.д.).

Обеспечением физико-химической сохранности документов называют совокупность работ по специальной технической обработке документов: химической и физической реставрации, обеспыливанию, дезинсекции, дезинфекции, фотореставрации и иным видам работ, которые обеспечивают сохранность документов. Такие работы проводят лаборатории, которые действуют в системе архивных учреждений.

Техническая и физико-химическая обработка архивных документов проводится для: восстановления технических характеристик, свойств, долговечности архивных документов; устранения причин их разрушения и ускоренного старения; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях [16, с. 112].

Работы по технической и физико-химической обработке архивных документов разделяются на плановые и внеплановые.

Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом особенностей физического состояния архивных документов различных видов, принадлежности их к различным ценностным группам и возможностей архива. Приоритет отдается особо ценным и уникальным документам.

К внеплановым проверкам относятся работы, которые выполняются в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с массовым или локальным поражением архивных документов водой, огнем, радиоактивными или химическими веществами.

Срочные меры по изоляции, выделению, санитарной обработке мест их хранения и архивных документов также предпринимаются при поражении архивных документов биологическими вредителями.

Номенклатура, технология работ и порядок проведения по технической и физико-химической обработке архивных документов определяются методическими и отраслевыми нормативными документами.

Таким образом, при подготовке к выдаче отдельных архивных документов, изъятых из дел, из архивохранилища вне текста архивного документа на оборотной стороне каждого листа проставляется штамп с архивным шифром.

Архивные документы, которые выдаются из архивохранилища, должны иметь пронумерованные листы, архивный шифр, лист использования и лист-заверитель документов.

Оформляется выдача дел из хранилищ соответствующими документами и регистрируется в особых книгах. Выдача и прием из архивохранилища архивных документов, в том числе полистная проверка состояния и наличия архивных документов перед выдачей и при возврате, производится работником архивохранилища.

Все обнаруженные в процессе проверки недостатки (технические ошибки в подсчёте, отсутствие дел, физические повреждения, ошибки в описании) вносят в лист проверки состояния и наличия дел. Заполняется лист проверки непосредственно в процессе проверки отдельно на каждую опись, нумеруются листы проверки по порядку номеров и подписываются исполнителем.

Обеспечением физико-химической сохранности документов называют совокупность работ по специальной технической обработке документов: химической и физической реставрации, обеспыливанию, дезинсекции, дезинфекции, фотореставрации и иным видам работ, которые обеспечивают сохранность документов. Такие работы проводят лаборатории, которые действуют в системе архивных учреждений.

Глава 3. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации и ответственность за его нарушение

Так как документы Архивного фонда РФ, которые находятся в частной собственности, могут переходить от одного лица к другому либо отчуждаться в порядке универсального правопреемства или иным способом, то федеральным законом на правопреемника возлагается обязанность уведомить об этом соответствующий муниципальный, государственный архив, библиотеку, музей, организацию Российской академии наук, с которыми прежний собственник заключил договор.

Если собственник охраняемых государством документов и особо ценных документов свои обязанности по хранению, использованию и учету этих документов не исполняет, и это может привести к утрате ими своего значения, то по решению суда такие документы могут быть изъяты у собственника согласно ст.240 ГК РФ [2].

Также, в случае проведения торгов по продаже архивных документов, находящихся в частной собственности, организаторы торгов обязаны не позднее чем за 30 дней до дня их проведения в письменной форме проинформировать о месте, времени и об условиях продажи архивных документов специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти и соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела, на территории которого проводятся торги. Нарушение данного порядка продажи архивных документов может стать основанием для возникновения права в судебном порядке требовать перевода на них прав и обязанностей покупателя согласно гражданскому законодательству [13].

Право собственности на архивные документы вне зависимости от их форм собственности охраняется законом. Запрещается изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами.

Архивные документы, которые находятся в незаконном владении, подлежат передаче законным владельцам или собственникам согласно международному договору России и законодательству РФ.

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в РФ осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе [4, с. 93]:

федеральный орган исполнительной власти, специально уполномоченный Правительством РФ;

органы государственной власти субъектов РФ (в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в сфере архивного дела).

Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в России предполагает следующее: юридические лица, а также граждане и должностные лица, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в России, несут административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Органы местного самоуправления, государственные органы, муниципальные и государственные архивы, библиотеки, музеи и другие юридические лица, а также граждане — владельцы или собственники архивных документов могут участвовать в работе международных организаций, конференций и совещаний по вопросам архивного дела, принимать участие в международном сотрудничестве в сфере архивного дела и в международном информационном обмене.

Ввоз и вывоз архивных документов регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Запрещается вывоз архивных документов за пределы России, находящихся в муниципальной или государственной собственности, а также документов Архивного фонда РФ, находящихся в частной собственности [15].

В отличие от них архивные документы, которые находятся в частной собственности, могут быть вывезены за пределы России. Притом заявленные к вывозу документы подлежат экспертизе ценности документов в порядке, установленном Правительством РФ.

Ввоз в Россию разрешается только архивных документов, полученных или приобретенных на законных основаниях.

Вывоз и ввоз в Россию полученных или приобретенных на законных основаниях копий архивных документов на носителях любого вида осуществляются без ограничений, за исключением вывоза копий архивных документов, доступ к которым ограничен согласно российскому законодательству.

Заключение

В заключении подведем итог вышесказанному. Архивное дело — деятельность органов местного самоуправления, государственных органов, граждан и организаций в области организации комплектования, хранения, использования и учета документов Архивного фонда России и иных архивных документов.

Архивом называется структурное подразделение организации или учреждение, которое осуществляет комплектование, хранение, использование и учет архивных документов.

Основная функция всех архивов — обеспечение сохранности документов. Архивные документы выступают материальным носителем с зафиксированной на нем информацией, имеющим реквизиты, которые позволяют его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости информации для государства, общества и граждан.

Учетом документов называют определение их состава и количества в установленных единицах учета и отражение в учетных документах этого состава и количества.

В документальном фонде организации могут откладываться документы особой ценности, в которых зафиксированы факты о выдающихся лицах, важные исторические события, автографы выдающихся деятелей государства, партии, культуры: документы, которые в развитии отрасли являются этапными, и т.д.

Законодательством России запрещено уничтожение документов Архивного фонда России. Все документы Архивного фонда России подлежат государственному учету вне зависимости от их места хранения. Порядок его определяется федеральным органом исполнительной власти, специально уполномоченным Правительством РФ. Уникальные документы также подлежат учету в Госреестре уникальных документов Архивного фонда России.

Необходимо заметить, что документы Архивного фонда России, которые хранятся в муниципальных и государственных архивах, библиотеках, музеях, организациях Российской академии наук, в состав имущества этих архивов, библиотек, музеев и организаций Российской академии наук не входят.

При подготовке к выдаче отдельных архивных документов, изъятых из дел, из архивохранилища вне текста архивного документа на оборотной стороне каждого листа проставляется штамп с архивным шифром.

Архивные документы, которые выдаются из архивохранилища, должны иметь пронумерованные листы, архивный шифр, лист использования и лист-заверитель документов.

Оформляется выдача дел из хранилищ соответствующими документами и регистрируется в особых книгах. Выдача и прием из архивохранилища архивных документов, в том числе полистная проверка состояния и наличия архивных документов перед выдачей и при возврате, производится работником архивохранилища.

Все обнаруженные в процессе проверки недостатки (технические ошибки в подсчёте, отсутствие дел, физические повреждения, ошибки в описании) вносят в лист проверки состояния и наличия дел. Заполняется лист проверки непосредственно в процессе проверки отдельно на каждую опись, нумеруются листы проверки по порядку номеров и подписываются исполнителем.

Обеспечением физико-химической сохранности документов называют совокупность работ по специальной технической обработке документов: химической и физической реставрации, обеспыливанию, дезинсекции, дезинфекции, фотореставрации и иным видам работ, которые обеспечивают сохранность документов. Такие работы проводят лаборатории, которые действуют в системе архивных учреждений.

Список литературы

документ архивный законодательство

1.Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 г. // http://www.constitution.ru

.Гражданский Кодекс Российской Федерации с изменениями и дополнениями от 13 июля 2015 года. — М.: Эксмо, 2015. — 736 с.

.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» с изменениями и дополнениями от 04.10.2014 г. // http://base.garant.ru/12137300/

.Алексеева Е.В. Архивоведение: Учебник / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. — М.: Академия, 2014. — 272 с.

.Бардаев Э.А. Документоведение: Учебник / Э.А. Бардаев, В.Б. Кравченко. — М.: Академия, 2013. — 336 с.

.Беликова С.В. Административно-правовое регулирование архивного дела в Российской Федерации: Диссертация канд. юрид. наук / С.В. Беликова. — М.: 2000. — 245 с.

.Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле: Учебник / под ред. Н.Н. Куняева. — М.: Логос, 2015. — 408 с.

.Кобелькова Л.А. Архивное право: история, современность, перспективы: Научная статья / Л.А. Кобелькова. — М.: Отечественные архивы, 2012. — выпуск № 2.

.Кабашов С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: Учебное пособие / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. — М.: Флинта, Наука, 2013. — 294 с.

.Куняев Н.Н. Документоведение: Учебник / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов. — М.: Логос, 2014. — 352 с.

.Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник / Н.Н. Кушнаренко. — М.: Знания, 2013. — 464 с.

.Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие / Н.С. Ларьков. — М.: АСТ, Восток-Запад, 2012. — 432 с.

.Логачева А.В. Архивное дело на современном этапе: Научная статья / А.В. Логачева // http://refoteka.ru/r-102562.html

.Макарова А.К. Современные проблемы регламентации создания и использования электронных архивов в России: Научная статья / А.К. Макарова, А.Г. Царева. — Тамбов: Журнал Вестник Тамбовского университета, 2013. — выпуск №7.

.Новиков Е.А. Комментарий к Федеральному закону от 22.10.2004 г. № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» (постатейный) // http://www.lawmix.ru/commlaw/825

.Савин В.А. Архивное наследие России. Государственный архивный фонд РСФСР: Монография / В.А. Савин. — Ростов: РГГУ, 2013. — 356 с.

.Сичкарева М.М. Правовой статус архивного документа: Научная статья / М.М. Сичкарева. — М.: Хороший секретарь, 2014. — выпуск № 3.

.Ульянина Е.А. Архивоведение: Конспект лекций / Е.А. Ульянина, А.С. Якименко. — 2014. — 160 с.

.Швецова Г.Н. Общая теория документа и книги: Учебное пособие / Г.Н. Швецова. — М.: Рыбари, 2012. — 488 с.

.Юмашева Ю.Ю. Архивы будущего начинаются сегодня: Научная статья / Ю.Ю. Юмашева. — Пермь: Вестник Пермского университета, 2012. — Выпуск 2-16.